Zasady wystawiania i rozliczania faktur zaliczkowych w KSeF

Co to jest faktura zaliczkowa w KSeF?

Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który potwierdza otrzymanie częściowej zapłaty (np. zaliczki, przedpłaty lub raty) na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi. Zgodnie z przepisami, wszystkie faktury (w tym zaliczkowe) muszą być wystawiane w systemie KSeF przez podatników VAT, którzy są zobowiązani do ewidencjonowania VAT za pomocą tego systemu.

Czy faktura zaliczkowa wymaga specjalnego oznaczenia?

Faktura zaliczkowa w systemie KSeF może budzić wątpliwości, szczególnie jeśli chodzi o jej odpowiednie oznaczenie. Ważne jest, aby wiedzieć, że przepisy ustawy o VAT nie nakładają obowiązku stosowania w tytule faktury słowa „zaliczka”. Oznacza to, że faktura zaliczkowa może być wystawiona bez dodatkowego opisu w nagłówku.

Jednak w systemie KSeF istnieje pole „RodzajFaktury”, które należy wypełnić, wybierając odpowiednią opcję w zależności od sytuacji. Należy wybrać jedną z poniższych opcji:

• „ZAL” – dla faktury dokumentującej otrzymanie zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru,
• „ROZ” – dla faktury wystawionej po dostawie towaru lub wykonaniu usługi, gdy zaliczka nie obejmowała pełnej wartości należności,
• „KOR_ZAL” i „KOR_ROZ” – dla faktur korygujących odpowiednio faktury zaliczkowe i rozliczeniowe.

Odpowiednia klasyfikacja w systemie KSeF jest niezbędna do prawidłowego rozliczenia podatkowego. Choć nie ma obowiązku umieszczania słowa „zaliczka” w tytule faktury, wybór odpowiedniej opcji w systemie KSeF jest konieczny.

Jakie informacje o zamówieniu powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa musi zawierać szczegółowe informacje o zamówieniu lub umowie, aby była zgodna z przepisami. Przepisy wymagają, aby faktura zawierała co najmniej:

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• ilość zamówionych towarów,
• wartość zamówienia.

Te informacje muszą być dokładne, ponieważ mają wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z przepisami, obowiązek podatkowy powstaje tylko wtedy, gdy zapłata przed realizacją usługi lub dostawy dotyczy ściśle określonego towaru lub usługi. Oznacza to, że jeśli zapłacimy zaliczkę na ogólne warunki dostawy (np. nieokreślony towar), nie będzie to traktowane jako zaliczka w sensie VAT, a obowiązek podatkowy nie powstanie.

W strukturze faktury KSeF (FA(3)) musimy wypełnić odpowiednie pola, takie jak:

1. Wartość zamówienia – wartość zamówienia brutto, czyli łączna kwota netto i VAT.
2. Szczegóły zamówienia – należy podać szczegóły zamówienia lub umowy, takie jak: 
   • numer wiersza zamówienia,
   • nazwę towaru lub usługi,
   • jednostkę miary (np. sztuki, kilogramy),
   • ilość zamówionego towaru lub zakres usług,
   • cenę jednostkową netto,
   • wartość netto zamówienia,
   • kwotę VAT,
   • stawkę podatku VAT.

Dodatkowo można podać inne informacje, takie jak numer identyfikacyjny towaru (GTIN), kod wewnętrzny lub inne klasyfikacje.

Jeśli wystawiamy fakturę zaliczkową, nie musimy wypełniać pól, które są przeznaczone dla pełnych faktur (np. wartości całkowitego zamówienia). Natomiast w przypadku wystawiania faktury rozliczeniowej (po zakończeniu usługi lub dostawy), trzeba podać pełną wartość zamówienia lub umowy.

Kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej?

Nie każda wpłata zaliczki wiąże się z obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej. Zgodnie z przepisami, faktura zaliczkowa nie jest wymagana, gdy:

Zaliczka została wpłacona w tym samym miesiącu, w którym dochodzi do realizacji dostawy towaru lub wykonania usługi.

W takim przypadku, jeżeli całość lub część zapłaty (zaliczka) trafia do sprzedawcy, a dostawa lub wykonanie usługi odbywa się w tym samym miesiącu, faktura zaliczkowa może zostać pominięta. Zamiast tego rozliczenie może odbywać się w ramach jednej faktury. Decyzja o wystawieniu osobnej faktury zaliczkowej należy do podatnika – może on skorzystać z uproszczenia, ale ma także prawo wystawić faktury oddzielnie.

Wyjątki od zasady

Istnieją wyjątki od ogólnej zasady. Przykładowo, w przypadku usług takich jak najem, dzierżawa, leasing, usługi ochrony czy telekomunikacyjne, otrzymanie zaliczki, zadatku lub raty nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Podobnie jest w przypadku usług budowlanych, gdzie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty, a nie wystawienia faktury.

Usługi, dla których obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty

W przypadku usług budowlanych, jeżeli zapłata w formie zaliczki została dokonana przed wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania tej zapłaty. Zatem, niezależnie od daty wystawienia faktury, sprzedawca musi rozpoznać obowiązek podatkowy w odniesieniu do otrzymanej zaliczki.

Potwierdzenie stanowiska Ministra Finansów

Minister Finansów w interpretacji ogólnej z dnia 1 kwietnia 2016 r. (sygn. PT3.8101.41.2015.AEW.2016.AMT.141) potwierdził, że w przypadku usług budowlanych obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zapłaty. W przypadku tych usług, obowiązek podatkowy nie jest uzależniony od daty wystawienia faktury zaliczkowej, lecz od terminu wpłaty zaliczki.