Kim jest Twój nabywca? Sposób identyfikacji i obowiązki wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF

1. Nabywca firmowy (B2B)

Kim jest nabywca?

• Podatnik VAT zarejestrowany w Polsce.
• Posiada unikalny numer NIP.
• Przedsiębiorca dokonujący zakupów w ramach działalności gospodarczej.
• Zagraniczny podmiot zarejestrowany do VAT w Polsce.

Obowiązki sprzedawcy:

• Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
• Podanie poprawnego, zweryfikowanego numeru NIP, nazwy i adresu nabywcy.
• Faktura trafia do systemu KSeF – nie ma obowiązku jej przesyłania w innej formie.

Co warto wiedzieć:

• Kluczowy jest numer NIP – musi być poprawny i zweryfikowany w rejestrach (np. CEIDG, KRS, biała lista).
• Błędny lub brak NIP może skutkować odrzuceniem faktury ustrukturyzowanej przez system.
• Nabywcy będący podatnikami VAT są zobowiązani do odbioru faktur w KSeF - faktury w innej formie nie zastępują tego obowiązku. Dodatkowe przesłanie np. PDF jest dobrowolne i ma charakter informacyjny.
• Możliwość automatycznego pobierania faktur z KSeF zależy od integracji systemów (ERP) - warto dowiedzieć się o taką możliwość u dostawcy oprogramowania.

2. Nabywca indywidualny lub nievatowiec (B2C)

Kim jest nabywca?

• Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument).

• Podmiot niezarejestrowany jako podatnik VAT.

• Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT.

Obowiązki sprzedawcy:

• Faktura ustrukturyzowana wystawiana na żądanie nabywcy.

• Brak NIP – należy podać dane osobowe nabywcy: imię, nazwisko (lub nazwę) oraz adres.

Co warto wiedzieć:

• Faktura zawiera imię, nazwisko (lub nazwę) i adres nabywcy.

• Pole NIP w KSeF pozostaje puste.

• W przypadku braku żądania faktury przez nabywcę, dokument sprzedaży (np. paragon) może być wystawiony poza KSeF.

• Faktury dla nabywców B2C, którzy nie posiadają dostępu do KSeF, powinny być udostępnione w postaci wizualnej (np. PDF z kodem QR).

3. Nabywca zagraniczny (UE / poza UE)

Kim jest nabywca?

• Podmiot zagraniczny, który nie posiada polskiego numeru NIP.

• Może pochodzić zarówno z państwa członkowskiego UE, jak i spoza Unii Europejskiej.

Obowiązki sprzedawcy:

• Faktura ustrukturyzowana musi być wystawiona w KSeF.

• W przypadku braku polskiego NIP-u stosujemy inne dane identyfikujące, takie jak:
  – numer VAT UE – dla kontrahentów z krajów Unii Europejskiej, np. DE123456789 (Niemcy), FR987654321 (Francja),
  – numer identyfikacyjny nadany w kraju siedziby – np. numer REGON, numer podatkowy, numer rejestracyjny firmy (w zależności od kraju),
  – numer EORI – przy transakcjach związanych z eksportem/importem, jeśli dotyczy,
  – PESEL lub inny identyfikator podatkowy – jeśli kontrahent to osoba fizyczna prowadząca działalność dodatkowo warto uzupełnić:
  – pełna nazwa firmy
  – adres siedziby (kraj, miasto, ulica, kod pocztowy).

• Faktura powinna być przekazana nabywcy w formie przetworzonej (np. PDF z kodem QR), ponieważ nie ma on dostępu do KSeF.

Co warto wiedzieć:

• Nabywca z UE - wymagany numer VAT UE (z kodem kraju), nazwa i adres. Numer VAT UE należy zweryfikować w systemie VIES.

• Nabywca spoza UE - wystarczy nazwa i adres; pole NIP pozostaje puste.

Tabela podsumowująca dane i obowiązki według typu nabywcy

Dlaczego poprawna identyfikacja nabywcy jest ważna?

• Gwarantuje prawidłowe zaksięgowanie faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
• Zapewnia poprawne rozliczenie podatku VAT.
• Chroni przed błędami, korektami i potencjalnymi sankcjami podatkowymi.

Dlaczego warto wystawiać wszystkie faktury ustrukturyzowane w KSeF?

• Ujednolicenie i porządek w dokumentacji.
• Zgodność z obowiązującymi przepisami – mniejsze ryzyko błędów.
• Automatyczna weryfikacja danych (NIP, VAT UE).
• Lepsza archiwizacja i kontrola dokumentów.

Wyłączenie z obowiązku dla niektórych podatników

Podatnicy korzystający z procedur szczególnych, takich jak OSS, IOSS, import usług czy transport międzynarodowy, są wyłączeni z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i nie mogą wystawiać faktur przez ten system.

Sprawdź więcej o KSeF w naszej zakładce informacyjnej: https://www.pioniew.eu/ksef/

Podsumowanie:

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych zawsze spoczywa na sprzedawcy, choć nabywca może zażądać faktury, szczególnie w relacjach B2B i B2C. Dla każdej grupy nabywców obowiązują różne zasady identyfikacji, które należy dokładnie respektować.

Zadbaj o bezpieczeństwo swojej firmy już dziś.
Przygotuj się na nadchodzące zmiany podatkowe z naszym wsparciem. Oferujemy sprawdzone narzędzia, pełną integrację z KSeF oraz wsparcie na każdym etapie. Współpracując z nami, zyskujesz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z przepisami i jest gotowa na nowe obowiązki.