Błędy na fakturze w KSeF – kiedy zwykła korekta, a kiedy korekta do zera?
5 maja, 2026
Praktykant i stażysta w firmie – jak wyglądają sprawy z ZUS, PIT? Co wpływa na konieczność modyfikacji warunków współpracy?
14 maja, 2026N a koncie w KSeF może pojawić się faktura, której przedsiębiorca nie kojarzy. Czasem to zwykła pomyłka, ale w niektórych przypadkach taki dokument może budzić podejrzenie nadużycia. W takiej sytuacji warto zachować ostrożność. Nie każda błędna lub nieoczekiwana faktura oznacza oszustwo, jednak dokument budzący uzasadnione wątpliwości można już zgłosić bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Ministerstwo Finansów udostępniło w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 funkcję „Zgłoszenie nadużycia”.
Chodzi o możliwość zgłoszenia do administracji skarbowej faktury, wobec której podatnik ma podejrzenie, że jest ona wynikiem oszustwa lub nadużycia. Dzięki tej funkcji podejrzaną fakturę można zgłosić bezpośrednio z poziomu szczegółów konkretnego dokumentu.
To praktyczna nowość, dlatego wracamy do tematu faktur scamowych. We wcześniejszym artykule wyjaśnialiśmy, czym są takie faktury i kiedy mogą budzić wątpliwości. Tym razem skupiamy się na tym, gdzie w aplikacji znaleźć nową funkcję i jak z niej korzystać.
Szerzej temat faktur scamowych oraz zasad ich rozpoznawania omawiamy w artykule:
Faktury scamowe w KSeF – jak rozpoznać i zgłosić podejrzane faktury?
Gdzie znaleźć funkcję „Zgłoszenie nadużycia”?
Zgłoszenia dokonuje się bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aby zgłosić fakturę w aplikacji, należy:
- Zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
- Następnie przejść do zakładki Faktury i Lista faktur,
- Wybrać fakturę i wejść w jej szczegóły,
- Skorzystać z opcji „Zgłoszenie nadużycia”,
- Wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie oraz potwierdzić oświadczenie,
- Zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.
Co to oznacza w praktyce?
Nowa funkcja porządkuje sposób zgłaszania podejrzanych faktur. Przedsiębiorca nie musi szukać odrębnego formularza — zgłoszenia dokonuje bezpośrednio przy konkretnej fakturze w systemie.
Nie zmienia to jednak podstawowej zasady: fakturę należy najpierw zweryfikować. Nie każda nieprawidłowość oznacza oszustwo. Czasami problem wynika ze zwykłej pomyłki, np. błędnego NIP-u albo omyłkowego wystawienia dokumentu na niewłaściwy podmiot.
W praktyce warto więc najpierw sprawdzić, czy faktura rzeczywiście dotyczy transakcji związanej z działalnością firmy, a dopiero później podejmować decyzję o zgłoszeniu nadużycia.
Kiedy zachować ostrożność?
Warto zachować szczególną ostrożność, gdy faktura:
- pochodzi od podmiotu, z którym firma dotychczas nie współpracowała,
- dotyczy towaru lub usługi, których firma nie zamawiała,
- nie ma związku z rzeczywistą transakcją,
- kontakt z wystawcą jest utrudniony lub niemożliwy,
- zawiera nienaturalnie krótki termin płatności,
- budzi podejrzenie próby wyłudzenia płatności.
Jeżeli faktura wynika ze zwykłej pomyłki, często właściwą drogą będzie kontakt z wystawcą i wyjaśnienie sprawy, a nie automatyczne zgłoszenie nadużycia.
Faktura scamowa czy zwykła pomyłka?
To rozróżnienie ma duże znaczenie. Faktura scamowa może sugerować próbę oszustwa lub nadużycia, natomiast zwykła pomyłka może wynikać np. z błędnie wpisanego NIP-u, omyłkowego wyboru kontrahenta albo błędu przy wystawianiu dokumentu.
W przypadku pomyłki właściwym rozwiązaniem może być kontakt z wystawcą i ustalenie sposobu skorygowania dokumentu. W przypadku uzasadnionego podejrzenia nadużycia można skorzystać z funkcji „Zgłoszenie nadużycia” w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Podsumowanie:
Funkcja „Zgłoszenie nadużycia” w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 porządkuje sposób zgłaszania faktur, które budzą podejrzenie oszustwa lub nadużycia. Zgłoszenia dokonuje się bezpośrednio przy konkretnej fakturze, po wejściu w jej szczegóły. Nowa funkcja nie zastępuje jednak weryfikacji dokumentu. Przed zgłoszeniem warto sprawdzić, czy faktura rzeczywiście może być wynikiem nadużycia, czy raczej zwykłej pomyłki wymagającej wyjaśnienia z wystawcą.
Potrzebujesz wsparcia?
Jeżeli na koncie w KSeF pojawiła się faktura, której przedsiębiorca nie rozpoznaje, warto skonsultować konkretny przypadek z księgowym lub biurem rachunkowym przed jej zaksięgowaniem albo zgłoszeniem.
Zachęcamy do śledzenia kolejnych artykułów i zgłębiania zagadnień KSeF krok po kroku!
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
