Faktury scamowe w Krajowym Systemie e-Faktur – Jak rozpoznać i zgłosić podejrzane faktury?

Jakie faktury będzie można zgłosić jako scamowe?

Zgłaszanie nadużyć w systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to dobrowolna funkcjonalność, która nie nakłada nowych obowiązków na podatników, przepisy nie regulują powyższej kwestii. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że decyzja o zgłoszeniu faktury jako podejrzanej należy do przedsiębiorcy, ale powinno się to opierać na kilku obiektywnych przesłankach, które mogą sugerować oszustwo.

Faktury scamowe będzie można zgłaszać w przypadku, gdy:

• faktura pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował i nie ma z nim żadnej umowy,
• brak jest rzeczywistej transakcji – nabywca nie dokonał żadnego zakupu od podatnika wskazanego na fakturze,
• podjęto próbę kontaktu z firmą wystawiającą fakturę (np. telefonicznie, mailowo) w celu wyjaśnienia zasadności faktury, ale kontakt zakończył się niepowodzeniem, co może wskazywać na nierzetelność wystawcy,
• podmiot wskazany na fakturze nie figuruje w wykazach podatników (np. CEIDG, KRS) lub nie ma dostępnych informacji na temat prowadzonej działalności,
• faktura zawiera oczywiste błędy językowe, które mogą świadczyć o jej wystawieniu przez osobę obcojęzyczną lub przy użyciu automatycznego tłumaczenia. Warto jednak pamiętać, że pojedyncza przesłanka, jak np. błędy językowe, nie musi oznaczać, że faktura jest oszustwem. Może to być jedynie zwykły błąd ludzki,
• faktura posiada bardzo krótki termin płatności, co może sugerować próbę wymuszenia szybkiej reakcji ze strony nabywcy, bez wcześniejszych uzgodnień,
• w treści faktury pojawiają się podejrzane odnośniki do stron internetowych z niewiarygodnymi ofertami, niedoborami w rozliczeniach lub załącznikami z niesprawdzonych źródeł.

Warto także podkreślić, że zgłoszenie faktury nie może dotyczyć sytuacji, w których strony transakcji mają spór o kwotę faktury, np. w związku z reklamacją lub niewłaściwie wykonaną usługą. Usługa zgłaszania nadużyć nie jest przeznaczona do rozwiązywania takich konfliktów.

Celem usługi jest przeciwdziałanie wystawianiu pustych faktur, transakcjom karuzelowym, wyłudzeniom oraz ochrona uczciwych podatników, którzy takie nierzetelne faktury potencjalnie mogą otrzymać.  Zgłaszanie faktur nie powinno być wykorzystywane w celach, takich jak zakłócanie pracy konkurencji lub wyrażenie niezadowolenia z poziomu współpracy z kontrahentem.

Zgłoszenie nadużycia – faktura scamowa

W celu zapewnienia przedsiębiorcom możliwości szybkiego zgłaszania faktu otrzymania faktury w stosunku do której istnieje uzasadnione przypuszczenie, że jest ona np. wynikiem oszustwa w API KSeF 2.0 zostanie wprowadzony mechanizm pozwalający na automatyczne zgłoszenie takiego nadużycia administracji. Usługa ta zostanie udostępniona w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej systemu.

Jak przebiega proces zgłoszenia?

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że zgłoszenie faktury jako podejrzanej wymaga wpisania odpowiedniego uzasadnienia. Każde zgłoszenie dotyczy pojedynczej faktury – nie ma możliwości zgłoszenia nadużycia w stosunku do wielu faktur jednocześnie.

Faktura może być zgłoszona jako nadużycie w różnych kontekstach – zarówno w kontekście nabywcy, jak i podmiotu trzeciego (np. osoby trzeciej, która ma wiedzę na temat transakcji, ale nie jest stroną umowy). Zgłoszenie faktury w jednym kontekście (np. przez nabywcę) nie wpływa na oznaczenie faktury jako zgłoszonej w innych kontekstach.

Proces weryfikacji zgłoszenia

Po dokonaniu zgłoszenia Administracja Skarbowa przeprowadzi szczegółową analizę i weryfikację zgłoszonej faktury. Zgłoszenie może skutkować np. wezwaniem do przedstawienia dodatkowych dowodów lub informacji, jeśli wątpliwości będą się utrzymywać. Ważne jest, że podatnik zgłaszający fakturę nie będzie informowany na bieżąco o przebiegu tego procesu ani o ostatecznym wyniku weryfikacji.

Jeśli zgłoszenie okaże się wynikiem błędu, możliwe będzie wycofanie zgłoszenia. Wycofanie faktury z systemu także wymaga uzasadnienia i może dotyczyć wyłącznie jednej faktury na raz, nie ma więc opcji zbiorczego wycofania zgłoszeń.

Kto może wycofać zgłoszenie?

Zgłoszenie nadużycia może zostać wycofane przez osobę lub podmiot posiadający odpowiednie uprawnienia do dostępu do faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), np. nabywcę lub jego pracownika. Wycofania zgłoszenia nie może dokonać sam sprzedawca ani osoby upoważnione przez niego do dostępu do faktur.

Sprawdzanie statusu zgłoszenia

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia śledzenie statusu zgłoszenia nadużycia lub jego wycofania.

System będzie informować o:

• aktualnym statusie zgłoszenia faktury (czy została zgłoszona, czy wycofana),
• dacie ostatniej zmiany statusu faktury (zgłoszenie lub wycofanie) lub informować, jeśli faktura nigdy nie została zgłoszona to informacja o braku zmian,
• uzasadnieniu ostatniej zmiany, czyli przyczynie zgłoszenia lub wycofania.

Ryzyko związane z przyznawaniem uprawnień do KSeF

Warto pamiętać, że wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) może zwiększyć aktywność oszustów, którzy będą próbować wystawiać fałszywe faktury w systemie. Dlatego kluczowe jest, by przedsiębiorcy zachowali ostrożność przy przyznawaniu uprawnień do systemu. Osoby, które będą miały dostęp do KSeF, powinny być odpowiedzialne i odpowiednio przeszkolone, by uniknąć nieporozumień i nieumyślnych błędów.

Jak się przygotować na KSeF?

Przedsiębiorcy powinni zacząć planować, kto w firmie będzie miał dostęp do systemu KSeF, oraz jakie procedury będą obowiązywać przy wystawianiu faktur. Warto również uzgodnić ze swoimi kontrahentami, jakie dane powinny znajdować się na fakturach, aby proces obiegu faktur był jak najbardziej zautomatyzowany. Przygotowanie odpowiednich procedur na wypadek awarii systemu lub sytuacji, gdy faktura zostanie wystawiona przez zagranicznego kontrahenta, również pomoże uniknąć problemów.