Ewidencja przebiegu pojazdu – co należy wiedzieć o kilometrówce

Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli popularna kilometrówka to dokument księgowy wymagany w przypadku korzystania z prywatnego pojazdu w celach firmowych. Dowiedz się, kiedy trzeba ją prowadzić i jak to robić prawidłowo.

Kiedy trzeba prowadzić ewidencję
Ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa w przypadku użytkowania do celów firmowych samochodów i jednośladów, które nie zostały zaliczone do środków trwałych. Kilometrówkę muszą wobec tego sporządzić przedsiębiorcy wykorzystujący swoje lub czyjeś auto na potrzeby działalności gospodarczej, o ile oczywiście chcą zgodnie z przepisami odliczać od dochodu wydatki związane z eksploatacją pojazdu.

Jak rozliczać kilometrówkę
Ewidencja przebiegu pojazdu rejestruje służbowe wykorzystywanie auta w firmie. Chcąc odliczyć koszty z paliwa wydanego w ramach przejechanej trasy, należy ją uwzględnić w kilometrówce i sporządzić adnotację zawierającą jej opis, dane użytkownika pojazdu, datę i cel przejazdu, liczbę przejechanych kilometrów, podpis użytkownika i kwotę, która wynika z przemnożenia liczby kilometrów przez stawkę obowiązującą dla danego rodzaju pojazdu.

W ramach jednego miesiąca można bowiem rozliczyć określoną kwotę, którą oblicza się poprzez pomnożenie poniższych kwot dla każdego przejechanego kilometra:

• 0,5214 zł dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności do 0,9 l,
• 0,8358 zł dla samochodu osobowego z silnikiem o pojemności ponad 0,9 l,
• 0,2302 zł dla motocykla,
• 0,1382 zł dla motoroweru.

Jeżeli faktury za tankowanie nie pokrywają wyliczonej kwoty, nadwyżkę można przenieść na kolejny miesiąc. Należy jednak pamiętać, że nadwyżki da się przenosić wyłącznie w obrębie danego roku kalendarzowego. Co istotne, ewidencja przebiegu pojazdu stanowi wyłącznie dokument potwierdzający wykorzystanie pojazdu w celach firmowych, a nie podstawę do odliczeń podatkowych, którą są faktury potwierdzające nabycie paliwa.