Delegowanie pracowników w Polsce i za granicą – najważniejsze zasady oraz obowiązki pracodawcy

Czym jest delegowanie pracownika?

Delegowanie to czasowe skierowanie pracownika do pracy w innym miejscu niż to określone w umowie – zazwyczaj:

za granicą (np. w Niemczech, Holandii, Francji),

albo w innym oddziale lub u klienta w Polsce.

Różni się od delegacji tym, że trwa dłużej (często wiele miesięcy), dotyczy realnej zmiany miejsca i warunków pracy oraz wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla pracodawcy, wynikającymi z przepisów międzynarodowych.

Obowiązki pracodawcy przy delegowaniu pracowników

Jeśli delegujesz pracownika – nawet tylko w obrębie UE – masz kilka konkretnych obowiązków:

-----------------------------------------------

Warunki pracy i płacy

Musisz zapewnić pracownikowi przynajmniej takie warunki, jakie obowiązują lokalnie w kraju, do którego delegowany jest pracownik. Do podstawowych obowiązków w tym zakresie należy:

płaca minimalna w kraju przyjmującym,

zasady czasu pracy, przerw, urlopów,

przepisy BHP.

-----------------------------------------------

Zgłoszenia i dokumentacja

Pracodawca jest zobowiązany do dopełnienia formalności związanych z delegowaniem, w tym zgłoszenia faktu delegowania do lokalnych urzędów oraz przygotowania odpowiednich dokumentów. Najważniejsze czynności związane z tymi obowiązkami to:

zgłoszenie delegowania – w niektórych krajach należy zgłosić fakt delegowania do lokalnych urzędów (np. inspekcji pracy, urzędów skarbowych),

przygotowanie dokumentacji – konieczne jest przygotowanie umowy o delegowaniu lub aneksu do umowy o pracę, które precyzują warunki pracy i czas trwania delegowania,

formularz A1 – pracownik powinien posiadać formularz A1, który potwierdza, że nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych (ZUS).

-----------------------------------------------

Informacja dla pracownika

Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi pełnej informacji na temat warunków delegowania. Pracownik powinien z wyprzedzeniem otrzymać pisemne informacje o:

czasie trwania delegowania,

warunkach pracy w kraju przyjmującym,

zasadach wynagradzania i świadczeń, które będą obowiązywały podczas delegowania.

-----------------------------------------------

Jak długo można delegować?

Do 12 miesięcy – bez specjalnych formalności (poza tymi podstawowymi).

Do 18 miesięcy – możliwe po zgłoszeniu przedłużenia i odpowiednim uzasadnieniu.

Po 18 miesiącach pracownik objęty jest już przepisami kraju przyjmującego – tak, jakby został w nim zatrudniony lokalnie.

Wynagrodzenie i warunki pracy

Pracownik delegowany za granicę nie może zarabiać mniej niż pracownicy lokalni.

W praktyce oznacza to:

obowiązek zapewnienia wynagrodzenia co najmniej na poziomie płacy minimalnej w kraju przyjmującym,

obowiązek wypłaty dodatków (np. za nadgodziny, pracę nocną), jeśli obowiązują lokalnie,

przestrzeganie lokalnych przepisów dot. przerw, czasu pracy, BHP.

Nie wystarczy trzymać się polskiego Kodeksu pracy – trzeba dostosować się do prawa kraju, w którym pracownik będzie fizycznie pracować.

Delegowanie a podróż służbowa – podstawowe różnice

Delegowanie w Polsce – również podlega zasadom

Delegowanie nie musi oznaczać wyjazdu za granicę. Jeśli wysyłasz pracownika:

do innego oddziału w Polsce,

do klienta w innym mieście,

do pracy w innym miejscu niż dotychczas,

…również warto to odpowiednio udokumentować (np. aneksem do umowy), określić czas trwania delegowania, opisać zadania i rozliczyć koszty zakwaterowania, transportu itd.

Zaświadczenie A1 – co to jest i po co?

Formularz A1 potwierdza, że mimo pracy za granicą pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych (czyli ZUS).

To istotne:

dla pracownika – jest to potwierdzenie, że osoba wykonująca pracę za granicą nadal podlega ubezpieczeniu w Polsce,

dla pracodawcy – konieczne do przedstawienia potwierdzenia ubezpieczenia w Polsce, co skutkuje uniknięcia płacenia składek w obu krajach.

A1 wydaje ZUS – ale tylko wtedy, gdy spełnione są warunki określone w przepisach.