Delegacja pracownika – krajowa i zagraniczna podróż służbowa krok po kroku

Co to właściwie jest delegacja?

  Delegacja, czyli podróż służbowa, to sytuacja, gdy pracownik:

• wyjeżdża poza miejscowość, w której zwykle pracuje (zgodnie z umową),
• jedzie na polecenie pracodawcy,
• realizuje konkretne zadanie służbowe (np. spotkanie z klientem, prezentację, nadzór nad projektem).

  Nie każda aktywność poza biurem to delegacja – liczy się to, co jest zapisane w umowie oraz czy wyjazd był zlecony przez pracodawcę.

Delegacja krajowa vs zagraniczna – czym się różnią?

  Delegacja krajowa– wyjazd służbowy na terenie Polski, poza miejscem stałej pracy.

  Delegacja zagraniczna– wyjazd poza granice Polski, np. na szkolenie, spotkanie czy projekt.

Różnią się nie tylko kierunkiem, ale też formalnościami – głównie w kwestii zaliczek, diet i rozliczeń. 

Delegacja = dokumentacja

Aby delegacja była zgodna z przepisami i możliwa do rozliczenia, potrzebne jest polecenie wyjazdu służbowego. Wystarczy prosty dokument, który zawiera: dane pracownika i stanowisko, cel i miejsce delegacji, daty wyjazdu i powrotu, środek transportu, ewentualną zaliczkę (jeśli jest wypłacana).

Dokument delegacji

Daty wyjazdu

Środek transportu

Zaliczka

Zaliczki – co warto wiedzieć?

-----------------------------------------------

  Delegacja krajowa

 Zaliczka nie jest obowiązkowa, ale pracownik może o nią poprosić. Firma może wypłacić ją: w gotówce, albo przelewem (coraz częstsza praktyka).

 Zaliczka powinna pokrywać m.in. koszty przejazdu, noclegu i diety.
Dieta krajowa wynosi obecnie 45 zł za dobę.

 Po powrocie trzeba się rozliczyć. Jeśli zostało coś z zaliczki – pracownik powinien oddać nadwyżkę (lub rozliczyć ją przy kolejnym wyjeździe, jeśli firma się na to zgodzi).

-----------------------------------------------

  Delegacja zagraniczna

 Tu zaliczka jest obowiązkowa i powinna być wypłacona przed wyjazdem.

Najczęściej wypłaca się ją: w walucie obcej – najlepiej tej, która obowiązuje w kraju docelowym, lub w złotówkach – ale tylko za zgodą pracownika.

 Zaliczka może być przelana na konto lub wypłacona w gotówce. Jej wysokość zależy od wstępnych kosztów – transportu, noclegu, diety itd.

-----------------------------------------------

  Uwaga na kursy walut:

  przy wypłacie zaliczki– przeliczamy wg średniego kursu NBP z dnia wypłaty,

  przy rozliczeniu– wg kursu z dnia poprzedzającego poniesienie wydatku.

-----------------------------------------------

Co z nadgodzinami w delegacji?

  Czas podróży służbowej nie zawsze liczy się jako czas pracy. Będzie tak tylko wtedy, gdy:

• odbywa się w godzinach pracy,
• lub pracownik realnie pracuje (np. prowadzi spotkanie, prezentację, montuje sprzęt).

 Jeśli pracownik pracuje więcej niż przewiduje jego norma czasu pracy – mogą powstać nadgodziny, które trzeba rozliczyć zgodnie z przepisami.

Wypłata zaliczki – kiedy?

 Przepisy nie narzucają konkretnego terminu, ale zalecane jest wypłacenie zaliczki przed rozpoczęciem delegacji – by pracownik nie musiał wykładać własnych środków.

Rozliczanie delegacji u prywatnych pracodawców

Firmy prywatne nie muszą stosować rozporządzenia o delegacjach (obowiązkowego np. w administracji publicznej), ale często się nim inspirują.

Zasady delegacji można ustalić np. w: regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy, indywidualnej umowie o pracę.

Ważne: dieta krajowa nie może być niższa niż 45 zł (dane dla 2025 r.), zasady wypłat i rozliczeń warto opisać w dokumentach wewnętrznych (np. w polityce podróży służbowych).