Zakup klimatyzacji w firmie – jak rozliczyć go w lokalu i mieszkaniu przedsiębiorcy?
16 lipca, 2025M inisterstwo Finansów zapowiada kolejne ważne zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), które zaczną obowiązywać już jesienią 2025 roku. Nowe funkcje mają na celu przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa, poprawę funkcjonalności systemu oraz ułatwienie przedsiębiorcom pracy z fakturami ustrukturyzowanymi w formacie XML.
Jedną z kluczowych zmian będzie wprowadzenie certyfikatu wystawcy faktury, umożliwiającego korzystanie z trybów pracy „offline24”, a także możliwość zgłaszania faktur z załącznikami. Sprawdź, co dokładnie się zmieni i jak przygotować firmę na nadchodzące aktualizacje.
Certyfikat wystawcy faktury w KSeF od 1 listopada 2025 r.
Od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli pobrać certyfikat wystawcy faktury, który będzie niezbędny do pracy w trybach awaryjnych, takich jak „offline” i „offline24”. Dzięki niemu możliwe będzie wystawianie faktur bez natychmiastowego połączenia z systemem KSeF (np. podczas awarii internetu lub pracy w terenie).
Certyfikat ten gwarantuje:
autoryzację i zabezpieczenie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML,
podpisywanie dokumentów lokalnie,
generowanie kodów QR z oznaczeniem „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”, które potwierdzają autentyczność faktur,
zachowanie daty wystawienia oraz integralności treści faktury,
późniejsze przesłanie faktury do KSeF – najpóźniej do końca następnego dnia roboczego.
Certyfikat wystawcy będzie ważny przez 2 lata od dnia jego wygenerowania. Po upływie tego okresu będzie trzeba wygenerować nowy certyfikat i podpiąć go w systemie.
Równocześnie od listopada 2025 r. będzie dostępne środowisko testowe KSeF 2.0, w którym przedsiębiorcy i integratorzy będą mogli przetestować działanie certyfikatów i trybów awaryjnych przed wejściem obowiązku w lutym 2026 roku.
Zgłaszanie faktur z załącznikami – nowe możliwości od 1 stycznia 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorcy, którzy chcą wystawiać faktury z załącznikami w KSeF, będą musieli wcześniej złożyć zgłoszenie do Ministerstwa Finansów – za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego lub API KSeF 2.0.
W zgłoszeniu należy podać uzasadnienie potrzeby dołączania załączników oraz liczbę planowanych dokumentów.
Po akceptacji zgłoszenia (która może potrwać do 30 dni) przedsiębiorca zyska możliwość wystawiania faktur z załącznikami w nowej strukturze FA(3).
Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna dla branż takich jak energetyka, telekomunikacja czy media, ale będzie dostępna dla wszystkich podatników korzystających z KSeF.
Harmonogram wdrożenia aktualizacji KSeF (stan na lipiec 2025)
| Data | Zmiany | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| 30.09.2025 | Start testów API KSeF 2.0 | Integratorzy, techniczni |
| 01.11.2025 | Pobieranie certyfikatu + aplikacja testowa | Wszyscy przedsiębiorcy |
| 01.01.2026 | Zgłaszanie faktur z załącznikami (API + FA(3)) | Wybrane branże |
| 01.02.2026 | Obowiązkowy KSeF dla dużych firm (>200 mln PLN) | Duże przedsiębiorstwa |
| 01.04.2026 | Obowiązkowy KSeF dla pozostałych firm | Pozostali przedsiębiorcy |
| 01.01.2027 | Możliwe rozszerzenie obowiązku i sankcje | Mikrofirmy, kary do 100% VAT |
Najważniejsze wnioski dotyczące aktualizacji KSeF
Certyfikat wystawcy faktury to gwarancja bezpieczeństwa i ciągłości fakturowania, szczególnie w trybie „offline24”.
Faktury z załącznikami wymagają wcześniejszego zgłoszenia i dostosowania do nowej struktury FA(3).
Środowisko testowe KSeF 2.0 dostępne od września/listopada 2025 pozwala na przygotowanie systemów przed wdrożeniem.
Obowiązek korzystania z KSeF wdrażany jest etapowo – od dużych firm, przez średnie, aż po mikroprzedsiębiorstwa, z sankcjami planowanymi od 2027 roku.
Certyfikaty a tokeny: Tryby „offline” i „offline24” nie działają na tokenach KSeF, ponieważ te nie zawierają podpisu cyfrowego ani danych uwierzytelniających możliwych do weryfikacji bez połączenia z systemem. Tylko certyfikaty wystawcy faktury umożliwiają lokalne podpisywanie dokumentów i autoryzację faktur offline. Tokeny nadal będą wykorzystywane do standardowej integracji online do końca 2026 r., ale zostaną wycofane z dniem 1 stycznia 2027 r.
Podsumowanie:
Nowe regulacje – certyfikat wystawcy (Listopad 2025) i zgłaszanie załączników (Styczeń 2026) – stanowią ważny krok w cyfryzacji księgowości. Wdrożenie wymaga m.in. dostosowania oprogramowania do integracji z KSeF, przeszkolenia zespołów oraz aktualizacji procedur, jednak zwiększa bezpieczeństwo i zgodność z przepisami.
Skontaktuj się z nami
Nasz zespół doświadczonych specjalistów jest do Państwa dyspozycji
