Bezpieczeństwo danych w KSeF – co warto wiedzieć, by spokojnie korzystać z systemu?

Jakie dane trafiają do KSeF?

Dane przesyłane do KSeF są przechowywane w centralnym systemie Ministerstwa Finansów przez 10 lat.

KSeF służy do przesyłania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, które zawierają m.in.:

• daty wystawienia i otrzymania faktury,
• dane kontrahentów (NIP, adres, nazwa firmy),
• szczegóły transakcji (produkty, ceny, kwoty),
• numer rachunku bankowego,
• terminy płatności,
• dane osoby podpisującej fakturę (jeśli zastosowano podpis elektroniczny).

Czy jest się czym martwić?

Choć zakres danych w KSeF jest szeroki, system został zaprojektowany z myślą o bezpieczeństwie i spełnia wysokie standardy ochrony informacji. Jednak duża część bezpieczeństwa zależy od tego, jak sami zarządzamy danymi i dostępem do nich.

Najczęstsze obawy przedsiębiorców dotyczą:

• ochrony informacji handlowych (np. cen, rabatów, danych kontrahentów),
• monitorowania strategii firmy (np. nowych rynków czy partnerów),
• integracji z zewnętrznymi systemami – tutaj kluczowy jest zaufany dostawca i dobre praktyki.

Jak KSeF chroni dane?

Ministerstwo Finansów zapewnia, że dane są:

• szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania,
• dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników,
• chronione przez systemy logowania i kontroli dostępu.

To solidna podstawa, jednak najważniejsze jest to, jak dane obsługujemy wewnątrz firmy.

Co możesz zrobić, by chronić dane swojej firmy?

Kilka praktycznych kroków, które pozwolą Ci korzystać z KSeF z większym spokojem:

• Zidentyfikuj dane wrażliwe
  Zwróć uwagę, które faktury zawierają szczególnie ważne informacje (np. informacje o unikalnych kontraktach, partnerach, cenach) i traktuj je z większą ostrożnością.
• Podawaj tylko to, co wymagane
  W KSeF część pól jest opcjonalna. Jeśli nie musisz dodawać komentarzy, numerów wewnętrznych czy referencji – po prostu tego nie rób.
• Zadbaj o dostęp i autoryzację
  Upewnij się, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do certyfikatów, tokenów i loginów. Wprowadź jasne zasady zarządzania dostępem – najlepiej według zasady „najmniejszych uprawnień”.
• Weryfikuj partnerów IT
  Jeśli korzystasz z usług zewnętrznych firm (np. dostawca ERP, integrator API), sprawdź, jak zabezpieczają dane, kto ma do nich dostęp i jak długo je przechowują.
• Uaktualnij politykę ochrony danych
  Sprawdź, czy Twoja dokumentacja (np. RODO) obejmuje nowe procesy. Przeszkol pracowników w zakresie zasad korzystania z KSeF.

Podsumowanie:

KSeF to ważny krok w kierunku nowoczesnej księgowości. Choć może budzić pytania, nie musi być źródłem stresu. Z odpowiednimi działaniami masz pełną kontrolę nad swoimi danymi i możesz spać spokojnie.

Szukasz sprawdzonych narzędzi do KSeF?

Oferujemy programy do obsługi KSeF i integracji z Twoim systemem.
Dodatkowo zapewniamy merytoryczne wsparcie na każdym etapie – pomożemy zadbać o bezpieczeństwo danych i uporządkować księgowość.